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Chefs und Fachabteilungen als BI-Cracks: Wie mittelständische Unternehmen effizienter werden

1.04.2015 | Chefs und Fachabteilungen als BI-Cracks: Wie mittelständische Unternehmen effizienter werden

Hier controlled der Chef noch selbst; dieses Prädikat trifft sicherlich auf eine Vielzahl mittelständischer Unternehmen (KMU) zu. Was sich auf den ersten Blick positiv liest - wer hat schon mehr Ahnung als der Chef? - erweist sich in der Realität allerdings oft als Hemmschuh und weniger als Auszeichnung. Zu viele Rohdaten müssen gesichtet, zu viel Zeit für deren Auswertung aufgewendet werden.
Da die Unternehmensführung im Mittelstand in der Regel kräftig in den Betrieb eingebunden ist und zudem meist keine eigene Controlling-Abteilung unterhält, werden wichtige Unternehmensentscheidungen immer noch aus dem Bauch heraus getroffen. Das mag in vielen Fällen funktionieren, weil hinreichend Erfahrungen in der Chefetage vorhanden sind. Ist aber Schnelligkeit bei den Entscheidungen gefragt, entpuppen sich vage oder schlecht ausgewertete Daten als wahrer Chancenkiller. Gerade aber im Mittelstand gibt es einen hohen Innovationsdruck und viel Konkurrenz. Eine moderne, detaillierte Geschäftsanalyse könnte hier Wunder bewirken. Die Frage lautet daher: Wie können insbesondere mittelständische Firmen, Fortschritte bei Geschwindigkeit, Wettbewerbsfähigkeit, Effizienz und Entscheidungsgenauigkeit machen?
Das sind natürlich gleich vier Wünsche auf einmal. Für präzisere Entscheidungen braucht es beispielsweise eine ganze Menge an Datenmaterial zur Auswertung. Nur ist dann eben wieder die mangelnde Geschwindigkeit ein Problem. Die Unternehmensführung hat schlichtweg keine Zeit, sich durch Rohdatenberge zu graben. Ebenso, wenn Berichte und Analysen vom Finanzbereich, etwa dem Rechnungswesen, kommen. Denn diese Abteilungen haben eigentlich etwas anders zu tun und sollten eher die Empfänger komplett aufbereiteter Informationen sein. Dazu kommt, dass sie wiederum stark von der Mithilfe der IT-Abteilungen abhängig sind. Viele Mittelständler binden mit dem bloßen „Datensammeln“ unnötig Kräfte, die dann nicht zu ihren eigentlichen Aufgaben kommen.
Doch das Problem ist noch weitläufiger. Durch den enormen Zeitaufwand beschränken sich die Zahl und auch die Vielfalt der Reports und Kennzahlen – meist fordert das Management nur einige Wenige davon zu bestimmten Vorgängen und zu festen Zeiten in der Woche oder im Monat. Ein weiteres Manko dabei: Es werden nicht alle Prozesse abgebildet und mit der Aktualität hapert es auch, weil die Urdaten schon veraltet sind. Genauso schlecht ist es, wenn Daten aus Zeitmangel erst gar nicht aufbereitet werden. „Meist erfolgt überhaupt gar keine echte Aufbereitung der Daten, lediglich eine Auflistung, zum Beispiel in Tabellenform“, erklärt Holger Behrens, Vorstand der cormeta ag. „Generell kann man sagen, dass mittelständische Betriebe zwar Daten vorhalten, aber noch lange keine „mundgerechten“ Informationen, aus denen Sie auf einen Blick wichtige Erkenntnisse für taktische und strategische Entscheidungen gewinnen können.“ Und der cormeta-Vorstand weiß, wovon er redet, denn SAP-Channel-Partner cormeta ist seit über 20 Jahren auf Software-Lösungen für mittelständische Unternehmen, spezialisiert mit den Schwerpunkten technischer (Groß-) Handel sowie Prozessindustrien (Nahrungsmittel und Pharma) und Textilwirtschaft.

Starre Strukturen auflösen
Die KMUs werden von Rohdaten erschlagen, die sie lesen und deuten müssen. Dabei machen sie sich das Leben selbst schwer. Das schlägt sich wiederum auf die Flexibilität und Unternehmensstrategie nieder. Ein Teufelskreis. Entweder, Firmen richten interne oder extern beauftragte Controlling-Abteilungen ein – was in den meisten mittelständischen Fällen dem sprichwörtlichen Schießen mit Kanonen auf Spatzen gleichkäme – oder sie erleichtern sich die Geschäftsanalyse auf andere Weise. „Unser Eindruck ist, dass viele noch gar nicht realisiert haben, wie schnell und unkompliziert man heute Business Intelligence im Mittelstand betreiben kann, um aussagekräftige Charts und Kennzahlen zu erhalten“, so Holger Behrens. Im Sinn hat der cormeta-Vorstand hier eine Softwarelösung, die sich nicht nur auf Standardreports beschränkt: „Es werden leider starre, ineffiziente Strukturen gepflegt, die man einfach auflösen könnte. Der Chef und jede Abteilung könnten zu jeder Zeit ihre relevanten Reports und Analysen selbst generieren. An einem ordnenden Werkzeug in Form einer Business-Intelligence-Lösung führt kein Weg vorbei.“

Geschäftsanalyse wird einfacher, nicht komplizierter
Wer in einem Unternehmen mit der Wahl konfrontiert wird, mehr Personal einzustellen oder eine Software einzuführen – hier kommen ja neben den Anschaffungs- noch die Arbeitsplatzlizenzkosten dazu – fragt unweigerlich nach den nötigen Ausgaben. Seiner Meinung nach ist dies mit ein Grund für die zögerliche Haltung bei mittelständischen Unternehmen, eine umfassende Business Intelligence zu betreiben und den Vorgang der Geschäftsanalyse zu modernisieren. „Meist können mittelständische Betriebe die Messbarkeit der Investition nicht überblicken. Das Problem haben aber auch große Unternehmen. Wichtig ist, dass man die Vorteile einer modernen Geschäftsanalyse konsequent nutzt. Überspitzt verdeutlicht: Was kostet mehr, drei Werkstudenten, die zwei Wochen für eine Analyse benötigen – und das mehrmals im Jahr – oder ein System, das den Verantwortlichen die benötigten Infos zu jeder Zeit und beliebig oft nach ein paar Minuten ausspuckt?“, erklärt Holger Behrens. Auch die Angst vor zu viel Komplexität will der cormeta-Vorstand seinen Kunden nehmen: „Mit den aktuell verfügbaren Lösungen – wir sprechen in unserem Fall von SAP Business Objects – kann jeder unkompliziert Geschäftsanalyse betreiben. Mit BO sind Chef und Fachabteilungen in der Lage, alle Abfragen selbst vorzunehmen. Im Prinzip reicht der Klick auf „aktualisieren“, einfacher geht es wirklich nicht.“ Das Portfolio an individuellen Analysen und Reports, die ein Unternehmen und die Abteilungen benötigen, erstellt cormeta zusammen mit den Kunden. Außerdem wird in begleitenden Schulungen vermittelt, wie jeder „seine“ Reports sehr einfach selbst erstellen kann.

Datenquellen jeder Art möglich
Eine moderne Business-Analyse-Software sollte sich flexibel anbinden lassen, damit sie verschiedene Datenquellen aus sämtlichen Unternehmensbereichen und -abteilungen anzapfen kann. Nicht jedes Unternehmen bietet jedoch die gleiche Ausgangssituation. Der gemeinsame Nenner ist handelsübliche PC-Hardware. „Darüber hinaus kommt es uns eigentlich nur auf die Datenquellen an. Wir können SAP BO mit verschiedenen Datenquellen füttern. Mit den Daten sind beispielsweise Finanz-, Vertriebs-, Einkaufs-, Fertigungs- und Service-Analysen durchführbar. Ob Zahlen nun aus Excel-Sheets, einem SAP- oder ERP-System stammen, spielt keine Rolle“, erläutert Holger Behrens die technischen Voraussetzungen. Am besten sei es, wenn BO an SAP-Quellsysteme wie das SAP ERP oder SAP Business Warehouse angebunden wird. cormeta selbst bietet als ERP-Branchenspezialist SAP Business-All-in-One Lösungen wie Tradesprint an, das für den Großhandel mit Kfz-Teilen, Reifen oder Industrietechnik gedacht ist. Mit Tradesprint und anderen ERP-Systemen lassen schon vereinfachte Reports erstellen. In Kombination mit SAP BO ist darüber hinaus eine tiefgreifende Geschäftsanalyse möglich. Analysen lassen sich damit direkt und realtime durchführen, während die Prozesse weiter ablaufen. Auf diese Weise ist das Management stets aktuell informiert, und wird nicht etwa erst im nächsten Monats- oder Halbjahresreport überrascht, wenn etwas schiefläuft. Die frühzeitige und mitlaufende Analyse erlaubt ein rechtzeitiges Eingreifen und Gegensteuern.

Bessere Transparenz dank übersichtlicher Darstellung
Wer einmal Informationen aus Rohdaten gewinnen wollte, weiß, dass man sich im Zahlendschungel leicht verlaufen kann. Daher kommt es bei Auswertungen besonders auf eine übersichtliche Darstellung an. Anhand von Balken- und Liniendiagrammen, Graphen oder an analoge Anzeigen wie an Tachometer angelehnte Grafiken sowie Farbcodierungen aus der eingebauten Toolbox lassen sich in Analyse-Tools die wesentlichen Informationen auf einen Blick ablesen. Auch das Arbeiten in gewohnter Umgebung bspw. mit Microsoft Office ist damit weiter möglich. So lassen sich etwa Dashboards leicht in Powerpoint-Präsentationen einbinden. Während einer Präsentation drückt der Referent nur auf den „aktualisieren“-Knopf und schon liegen die neuesten Zahlen vor. Ebenso einfach ist die Einbindung in die weit verbreitete Tabellenkalkulation Excel. Aus allen Abteilungen sind Mitarbeiter je nach Zugriffsrechten in der Lage, Daten abzufragen. „Reports generieren, kann mit SAP BO nun wirklich jeder“, ist Holger Behrens überzeugt. „Wenn alle ein System mit denselben Datenquellen nutzen, hat das zusätzlich den Vorteil, dass übergreifend dieselben Ergebnisse vorliegen. Es kann also nicht mehr sein, dass eine Abteilung abweichende Berechnungen anstellt – oder sich gar Sachverhalte schönrechnet.“

Mehr Realität als jemals zuvor
Bevor sich ein KMU für eine Geschäftsanalyse á la SAP Business Objects entscheidet, möchte es natürlich wissen, was damit alles möglich ist. Ein unverkennbarerer Vorteil: eine moderne Geschäftsanalyse beschleunigt den Analyse- und Entscheidungsprozess. Wer in einem Meeting eine bestimmte Information benötigt, für die erst Daten gesammelt und ausgewertet werden müssen, hat möglicherweise schon einen Trend verpasst und Geld verloren. „Auch die Präzision der Entscheidungen erhöht sich, denn die Vielfalt der abfragbaren Informationen ist enorm. Standardabfragen z.B. zu eingekauften oder verkauften Artikeln sind ebenso möglich wie Analysen von Kundenstrukturen, die durchschnittliche Dauer von Warenlieferungen, der Absatz eines Artikels in einem bestimmten Postleitzahlengebiet und dergleichen mehr“, weist Holger Behrens auf die hohe Auskunftsbereitschaft solcher Tools hin. Sogar Textanalysen sind damit verknüpfbar, also das Suchen nach Feedback in Social-Media-Netzwerken wie Facebook oder Online-Handelsplattformen. „BO bildet die Realität so genau wie nie zuvor ab“, ist der cormeta-Vorstand überzeugt. „Jede Branche profitiert, besonders auch saisonabhängige. Zum Beispiel der Reifenhandel oder Lebensmittelhersteller: Diese können mit BO Analysen anfertigen, die beispielsweise Wetterberichte und Daten zu Schulferien der Bundesländer einbeziehen. Auch lassen sich leicht Marktbedürfnisse der Vorjahre vergleichen und alle Informationen zu einem Indikator für Beschaffung von Ware und die Belieferung der Filialen oder Handelsmärkte machen.“

Ad-hoc-Analyse im Meeting direkt auf den Tablet-PC
Schön wäre es auch, wenn sich die Geschäftsanalyse mobil überall erledigen ließe. In der Tat funktioniert das nicht nur bei ERP-Systemen, sondern auch bei der Business-Analyse – nämlich über Apps. Gerade auf Managementebene können Entscheidungen so viel schneller und taktischer getroffen werden. Auch cormeta misst der mobilen Anwendung eine große Bedeutung bei. Ein Beispiel: Der Chef befindet sich in Preisverhandlungen bei einem Zulieferer und braucht schnell gewichtige Argumente? „Statt also – im besten Fall – eine schnell dahingeschluderte Tabelle mit Zahlen per E-Mail zu erhalten, die dann „sowieso“ zu spät eintrifft, findet er übersichtlich aufbereitete Informationen aus der Produktion, dem Vertrieb, dem Personalbereich oder dem Einkauf noch während des Meetings auf dem Smartphone oder Tablet-PC vor. Ob Android- oder Apple-Geräte, spielt keine Rolle. Im Bereich der Geschäftsanalyse tut sich hier für die Unternehmensführung eine riesige Chance auf“, prognostiziert Holger Behrens. Und noch einen weiteren Vorteil nennt er: Über die mobilen Endgeräte lassen sich Reports einfach an andere Stellen beziehungsweise Personen in der Firma weiterverteilen.

In-Memory-Technologie als Beschleuniger
Wenngleich ein direkter Zugriff der Abteilungen oder des Managements auf die Daten zeitliche Vorteile birgt, geht es immer noch etwas besser. Ob von der Niederlassung aus oder von unterwegs: Man möchte Ergebnisse sofort und adhoc sehen. Wer hat nicht schon einmal Ladebalken einer Software beobachtet und sich über den langsamen Fortschritt geärgert? Ähnlich verhält es sich bei der Generierung von Analysen und Reports. Komplexe Verarbeitungen – Stichwort „Big Data“ – dauern ihre Zeit, eine halbe Stunde kann da schon zur Ewigkeit werden. Ältere User kennen noch die Computer-Steinzeit, in der man viele Pausen einlegen musste, während die Rechner den nächsten Programmteil in den damals üblichen, für heutige Verhältnisse geradezu lächerlich kleinen Hauptspeicher lud. Heute hat die Schnelligkeit der Prozessoren und ihre Fähigkeit, eine riesige Datenmenge zu verarbeiten, dazu geführt, dass herkömmliche Festplattensysteme nicht mehr hinterherkommen, diese zu liefern. Es ist also besser, wenn sie bereits im RAM vorliegen. Zurzeit ist dieser Speicher so günstig wie nie zuvor. Alle Daten komplett dorthin zu laden, um sie stante pedes verarbeiten zu lassen, ist heute mit verschiedenen In-Memory-Lösungen aus dem kommerziellen Bereich oder dem Open-Source-Umfeld möglich.

HANA von SAP als Nachbrenner
SAP, nach einer Untersuchung des BARC (Business Application Research Center) Marktführer für BI-Software in Deutschland, hat 2010 die In-Memory-Technologie HANA vorgestellt. Die Abkürzung steht für High Performance Analytic Appliance. Ihre spezielle Hard- und Softwarekombination kann Datenbankinhalte sowohl per Zeile als auch per Spalte abfragen. Diese Hybridisierung und insbesondere die Spaltenorientierung bringen Zeitvorteile sowohl bei Schreib- als auch bei Lesezugriffen. Während herkömmliche PCs im Privatbereich einen Hauptspeicher zwischen einem und acht Gigabyte verwenden, arbeiten HANA-Systeme schon mal mit einem Terabyte. Damit können Unternehmensprozesse in Echtzeit abgebildet werden, alle abgefragten Daten sind stets brandaktuell. Denn statt Minuten, Stunden oder gar Tagen benötigt eine Analyse nur noch Sekunden. So sind auch „What if“-Szenarien möglich, also alles, was unter Predictive Analytics fällt, wie Simulationen und Prognosen. Ein unschätzbarer Vorteil, wenn es darum geht, verschiedene Strategien und Entscheidungen im Vorfeld daraufhin zu prüfen, ob damit die anvisierten Unternehmensziele erreichbar sind. Mit übersichtlichen Adhoc-Analysen kann auch ein mittelständischer Betrieb unerwarteten Vorkommnissen rascher begegnen. Durch die Erfassung aller Details bis zu den operativen Einheiten ist er fähig, auf spontan hereinkommende Aufträge unmittelbar zu reagieren. „Anhand der schnellen Analysen kann ein Betrieb seine Schwächen erkennen, ausmerzen und der Konkurrenz gestärkt gegenübertreten“, resümiert Behrens.