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Die "SAP Basis" muss stimmen und das vergessen viele allzu gern!

1.09.2016 | Die "SAP Basis" muss stimmen und das vergessen viele allzu gern!

Wer in neue Technologien investiert, der sollte immer auch seine Basis-Hausaufgaben gemacht haben. Mit Cloud-Lösungen, SAP S/4HANA oder mobilen Anwendungen auf unsichere System- und Prozesslandschaften aufzusetzen, birgt Risiken. Nur wird dies häufig unterschätzt und zu wenig Augenmerk auf eine solide SAP-Basis gelegt.

Nach dem Motto „Es läuft doch!“ gehen gerade mittelständische Betriebe oft recht sorglos mit ihrer IT um. Das liegt zum einen am Tagesgeschäft, in dem kaum genügend Zeit dafür bleibt. Zum anderen verfügen KMU meist nicht über ausreichend Personal für die Systemadministration. Und selbst dann, wenn ihnen ein Systemhaus als langjähriger Partner zur Seite steht, wird dies oft nur beauftragt, wenn auch eine Aufgabe anfällt. Auf eine kontinuierliche Wartung zu Pauschaltarifen wird gern verzichtet – so ist natürlich kaum an die Einhaltung von Sicherheits- oder Compliance-Richtlinien zu denken.

KMU, die ihre IT-Basis auf die leichte Schulter nehmen, können bei der digitalen Transformation Schiffbruch erleiden. Sollen Cloud-Anwendungen oder SAP S/4HANA im Unternehmen eingeführt werden, kommen erfahrungsgemäß erste Probleme zum Vorschein. Da stimmen teils die Stammdaten nicht, die Prozesse laufen nicht optimal oder die Datenbank ist nicht ordentlich gepflegt. Wenn wir mit unserem Basis- und Technologie-Team in ein solches Projekt einsteigen, dann heißt es meist, dass wir zuerst einmal die Hausaufgaben nachzuholen haben, also die Basis-Installation auf sichere Füße stellen müssen. Das fällt uns insbesondere bei Support-Kunden auf, deren SAP-Einführung wir nicht begleitet haben. Deren Basis-Installation heben wir zunächst auf unseren qualitativen Servicelevel, bevor wir an Zukunftstechnologien denken. Denn ohne sichere Basis können wir keine Cloud erfolgreich aufsetzen. Diese Sorge haben unsere Bestandskunden nicht, sie sind auf der sicheren Seite, wenn es um den schrittweisen Cloud-Umstieg oder BigData-Implementierungen geht. Deren Systemlandschaften kennen wir meist von der Erstimplementierung über viele Jahre und warten die Systeme auch permanent. Trotzdem werden wir bei Fragen zu neueren Technologien und Digitalisierung von den Kunden mit ins Boot geholt. Weshalb steigen wir hier mit ein? Das hat zwei Gründe: Keiner kennt die SAP-Installationen besser als unser BASIS-Team. Und losgelöst vom Projektgeschäft kann sich unsere Abteilung SAP Services & Informationstechnologie wesentlich intensiver mit Technologie- und Basis-Anwendungsthemen auseinandersetzen.

Immer auf der sicheren Seite

Die Hauptaufgabe meines Teams ist es, das Tagesgeschäft der Kunden zu sichern, das heißt, deren SAP-Systeme am Laufen zu halten. Darunter fällt auch die Vorbereitung auf notwendige Veränderungen wie Updates sowie deren Umsetzung in den Anwendungsunternehmen. Gerade im Logistikumfeld erwarten viele Kunden zudem eine Hochverfügbarkeitslösung. Um dies zu gewährleisten, besteht zu jedem SAP-System ein direkter Zugriff und Remote-Support. Und bei über 125 SAP-Installationen muss das natürlich effektiv leistbar sein, weshalb wir seit 2008 SAP Solution Manager einsetzen.

Support mit Ticket und System

Besonders heute, wo immer mehr neue Technologien wie SAP HANA, Cloud-Lösungen und mobile Apps in den Unternehmen eingesetzt werden, ist eine „gesunde“ Basis die Voraussetzung dafür. Wer beispielsweise eine E-Commerce- und Omnichannelplattform aufsetzen möchte, der sollte im ERP, im CRM und in den Stammdaten aufgeräumt haben. Auch die Prozesse im ERP sollten optimal und fehlerfrei durchlaufen, sonst steht das E-Commerce-Projekt mitunter auf recht wackeligen Beinen.

Der SAP Solution Manager ist ein „Software-Werkzeugkasten“, mit dem sich Systemlandschaften konsolidieren und zentral administrieren lassen. Wir nutzen intensiv unter anderem das System Monitoring, Change Request Management und den Service Desk. Die Lösung unterstützt uns dabei, die anfallenden Tickets zu managen – immerhin mehr als 3.000 pro Jahr, die alle im Durchschnitt innerhalb von 30 Minuten bearbeitet werden. Über den integrierten Service Desk melden unsere Kunden ihre Störfälle und Anfragen, die erfassten Tickets durchlaufen anschließend vordefinierte Eskalationsstufen. Um die Problembehebung zu erleichtern, enthält ein Ticket zusätzliche technische Informationen, beispielsweise das entsprechende Support-Package-Level. So muss der Anwender das nicht selbst eintragen oder unser Service-Team danach fragen.

Ab in den Urlaub IT

Ein wichtiges Thema ist immer wieder die Urlaubsvertretung. Da wir zahlreiche mittelständische Unternehmen betreuen, kommt oftmals die Anfrage nach IT-Unterstützung in Urlaubszeiten. Denn KMU haben meist nur wenige Mitarbeiter in der IT-Abteilung, so dass an Urlaubs- und Feiertagen hier immer wieder Engpässe entstehen. Es wäre auch fatal, wenn bspw. der IT-Leiter eines Kfz-Teile- oder Reifenhändlers  Urlaub hat und die EDV zusammenbricht. Insbesondere im saisonalen Geschäft kann dies zu erheblichen Ausfällen und Verlusten führen. Für unser erfahrenes Team ist die Urlaubsvertretung inzwischen zu einem festen Dienstleistungsbestandteil geworden. Der IT-Verantwortliche des Kunden kann beruhigt in die Ferien starten und sein Geschäftshandy auch zuhause lassen. Wir kennen schließlich die Installationen und können solche geplanten Ausfallzeiten sicher überbrücken.

In-Memory wird zur Routine

Die Digitale Transformation zieht tiefgreifende Veränderungen der Geschäftsprozesse nach sich. Deshalb ist es erforderlich, dass wir als ERP-Partner neben den Branchenkenntnissen auch Expertise über die Technologie mitbringen. Schließlich ist kein KMU wie das andere. Deshalb nutzen wir die In-Memory-Technologie, um darauf basierend innovative, kundenspezifische Anwendungen zu entwickeln. Unser Ziel ist es, alle Prozesse ohne Medienbrüche durchgängig über alle Bereiche in Echtzeit zu vernetzen. Mit SAP S/4HANA Finance als Geschäftsprozess-Plattform sind wir schon in einigen Projekten unterwegs, sowohl on premise wie in der Cloud. Und wie sich bei den Anwendern zeigt, beschleunigt die Plattform die Prozesse und vereinfacht diese auch, zudem steigert eine moderne Benutzeroberfläche den Anwenderkomfort und erhöht die Produktivität. 

Die rein technische Umstellung von einem relationalen Datenbanksystem auf eine In-Memory-Datenbank ist weniger problematisch, da sind wir nach zahlreichen Datenbankportierungen inzwischen Profis. Die eigentliche Herausforderung liegt bei den Anwendungen und Prozessen. Unsere Branchenlösungen wurden komplett auf SAP HANA umgestellt, mit zum Teil nicht unerheblichem Entwicklungsaufwand. SAP selbst stellt zwar für die Migration diverse Tools bereit, die aber nicht bei unseren Eigenentwicklungen in den Branchenlösungen greifen. Und wir testen im Haus natürlich sämtliche Prozesse der Branchenlösungen umfassend unter der In-Memory-Datenbank, bevor wir diese an die Kunden ausliefern. Aufgrund unserer umfangreichen Erfahrung mit der In-Memory-Technologie können wir einen breiten Support bei der Umstellung bieten – auch für Nicht-Bestandskunden sind wir in dieser Richtung sehr offen. So öffnen wir uns für den gesamten SAP-Markt und bieten die SAP HANA-Datenbankmigration oder andere Technologie- und Basisdienstleistungen auch on demand.

Eine Frage, die von Kundenseite in Bezug auf In-Memory immer wieder aufkommt: Was passiert eigentlich, wenn die In-Memory-Datenbank einmal abstürzt? Die Daten werden selbstverständlich rückgesichert auf der Festplatte, zudem lässt sich der Recovery Minutengenau (Point-in-time recovery) einstellen, so dass bei einem Absturz kaum etwas verloren geht.

Mit Managed Services zum Rundum-sorglos-Paket

Auch in der IT wird zunehmend Wert auf vorausschauenden Support gelegt. In der Industrie spricht man von „predictive  maintenance“, also vorausschauender Instandhaltung. Ganz  ähnlich sehen wir dies auch in der IT. Wir sehen, wann etwas ausfallen könnte und greifen rechtzeitig ein. Das wissen die Anwender immer mehr zu schätzen. Ganz neu bieten wir deshalb einen Managed Service als Rundum-sorglos-Paket. Für das Anwenderunternehmen hat das den Vorteil, dass es die komplette Basis-Betreuung aus einer Hand bekommt. Wir entlasten damit die Kunden von Aufgaben, die nicht zu ihrem Kerngeschäft gehören.

 Mit einem „Wölkchen“ starten

Im Rahmen dieses Services unterstützen wir auch den schrittweisen Umstieg in die Cloud. Vor allem Mittelstandsbetriebe wollen aber von Cloud-Lösungen überzeugt werden. Die Ängste vor Datenverlusten beim Hosting im Rechenzentrum sind vorhanden. Wenn DAX-Konzerne Cloud Services nutzen, denke ich doch, dass sie geprüft haben, ob diese Dienste sicher sind, schon aus Compliance-Gründen. Ich selbst verfüge über einige Jahre an Erfahrung mit AWS, Amazon Web-Services. Wenn ein Kunde überaus skeptisch ist, fahre ich mit ihm nach Frankfurt ins Hochsicherheitsrechenzentrum von Amazon. Dort laden wir gemeinsam seine Daten vom USB-Stick in seine Cloud bei AWS. Sollte aus irgendwelchen Gründen später ein Roll-Back gewünscht sein, wenn zum Beispiel alle Systeme wieder on premise betrieben werden sollen, dann ist das überhaupt kein Problem: einfach die Rolle rückwärts machen – den USB-Stick mit den Daten aus dem Cloud-Container befüllen und fertig. Das heißt letztlich, wir zeigen den Kunden mögliche Wege in die Cloud auf, aber auch die Wege zurück. Nur so können wir das nötige Vertrauen erreichen.

Wir fangen in ganz kleinen Schritten an, damit sich die Anwender mit Cloud-Anwendungen vertraut machen können. Wenn bspw. ein Kfz-Teilehändler seinen angegliederten Werkstattbetrieb über die Cloud einbinden möchte, helfen wir ihm dabei. Wir können ihm die Werkstattabwicklung komplett aus der Cloud anbieten und darüber hinaus unsere neue App-Lösung für die Montageplanung via Cloud auf mobilen Endgeräten verfügbar machen. Der Vorteil: Der Händler bräuchte in der Werkstatt keine zusätzliche Vernetzung, sondern lediglich ein WLAN-Netz. Er muss sich dann auch nicht um den laufenden Betrieb der Lösung kümmern, das übernehmen wir. Typische Beispiele für erste Schritte in die Cloud sind auch die Lösungen SAP Hybris Cloud for Customer zur mobilen Unterstützung des Kundenmanagements oder  SAP BusinessObjects Cloud, um Reports aus der Cloud zu erhalten. Ganz aktuell ist das Versandtracking über die Cloud-Lösung shipcloud möglich.

Infokasten: Welche grundsätzlichen Aufgaben kommen auf ein SAP-Basisteam zu?

  • Planung & Design (u. a. SAP S/4HANA-Vorbereitung, System-Layout und Hardware-Sizing, Server-Virtualisierung)
  • Implementierung (Installation, mobile Infrastruktur, SAP-Fiori-Landschaft etc.)
  • Upgrades (Releasewechsel, Patches, Sicherheitsupdates)
  • Migration (Cloud-Konzeption und -Design, Azure-Cloud, AWS-Cloud etc.)
  • Mobility-Support (SAP Afaria, SAP Mobile Documents etc.)
  • Laufender Betrieb (Backup-/ Restore-Routinen, Datenbank-Management, Berechtigungsmanagement, Troubleshooting etc.)
  • SAP Solution Manager (Installation, Konfiguration und Betrieb)
  • Urlaubsvertretung (Vor-Ort und remote)
  • Managed Services (Rundum-sorglos-Paket)