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Veranstaltungs- und Projektkommunikation in der Cloud

1.12.2016 | Veranstaltungs- und Projektkommunikation in der Cloud

Der SAP-Partner cormeta nutzt bereits seit zwei Jahren die Social-Collaboration-Plattform SAP Jam für die interne Zusammenarbeit. Zur CeBIT 2015 hatte das Marketing- und Vertriebsteam die Cloud-Lösung erstmals verwendet, um den kompletten Messeauftritt zu planen. Heute läuft kaum noch ein internes Projekt bei cormeta ohne SAP Jam.

„Die CeBIT 2015 war der erste Schritt in Richtung kollaborative Teamarbeit bei uns, ohne herkömmliche Kommunikationsmittel wie E-Mail und Dateiablagen einzusetzen“, blickt Ralf Weinmann auf eines der ersten Projekte mit SAP Jam zurück. „Wir haben keinen anderen Kanal mehr benötigt, unsere gesamte interne CeBIT-Kommunikation und -zusammenarbeit konnte über die soziale Plattform erledigt werden.“ Zunächst wurde eine eigene Gruppe „Messe CeBIT“ angelegt mit allen Inhalten und Dokumenten, die dafür notwendig waren, und alle Beteiligten aus Marketing, Presales und Vertrieb dazu eingeladen. Aufgrund der intuitiven und einfachen Bedienung war die Akzeptanz von Beginn an vorhanden. Der Vorteil dabei: Die Cloud-Lösung läuft auf allen Endgeräten und kann via App mobil genutzt werden. „Etliche Kollegen im Team hatten sich gleich die App installiert und sofort damit auf ihrem Smartphone oder Tablet losgelegt.“, ergänzt Weinmann. Ob Terminierung mit Kalenderfunktion, Postings, Dokumentenablage, o. ä. – alles lief wie in den sozialen Medien über SAP Jam. Als überaus nützlich stellte sich der gemeinsame Gruppenkalender heraus, da er auch während der Messe weiterlief und permanent aktualisiert werden konnte. So war das Event-Team vor Ort jederzeit informiert, in welchen Gesprächen sich die Kollegen gerade befanden, und konnte bei einer Anfrage auch direkt eine Notiz bzw. einen Termin einstellen.

Von der Messe- zur umfassenden Projektplanung

Inzwischen hat Ralf Weinmann nicht nur die zweite CeBIT über die Collaboration-Plattform gemanagt, sondern diverse weitere Messen. „Die Plattform wurde aufgrund der intuitiven und leichten Bedienbarkeit und der hohen Agilität gut von den Kollegen in allen Fachbereichen angenommen, dass wir seitdem jede Messe damit planen. Außer der CeBIT waren dies u. a. die REIFEN in Essen und die Automechanika in Frankfurt/Main.“ Selbst für die Planung und Kommunikation von internen Events, Schulungen, Webinaren oder Kunden- und Fachtagen ist SAP Jam bei cormeta heute unverzichtbar. „Wir versuchen möglichst viel Kommunikation und Teamwork über die soziale Plattform abzuwickeln – weil es so einfach geht, die Komplexität beim Informationsaustausch verringert wird und eine deutlich höhere Transparenz in der Projektkommunikation bringt.“, erläutert Weinmann Heute sind bei cormeta unterschiedliche themen- und projektbezogene Gruppen eingerichtet, die über SAP Jam kommunizieren, z. B. für Marketing, Vertrieb, Recruitment sowie Entwicklergruppen zu den Themen SAP S/4HANA oder Cloud. Einige der Gruppen sind offen für alle, so dass bspw. auch Außendienstmitarbeiter und Berater an den Cloud- und SAP-HANA-Themen partizipieren können.

Wissen im kollaborativen Networking

Um auch alle Beschäftigten in die kollaborative Welt mitzunehmen, ist jetzt die komplette Wissensdatenbank über die Cloud-Software verfügbar. Außerdem ersetzt SAP Jam das Intranet. Ralf Weinmann dazu: „Wir nutzen die Plattform auch als eine Art Intranet: ein Reiter heißt „Firma“, dort stellen die Kollegen bspw. Bilder und Live-Streams zu den Events ein, damit die übrigen Mitarbeiter daran teilhaben können und informiert sind.“ Und wie diese Art eines kollaborativen Intranets angenommen wird, zeigt sich inzwischen an der regen Kommunikation darüber, ob zu News oder aktuelle Presseclippings, sämtliche Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, sind dort zu finden.

Heute beschleunigen auch schon cormeta-Kunden ihre Geschäftsabläufe über die Cloud-Plattform und verbinden so Mitarbeiter, Informationen und Prozesse miteinander. Einige haben die Kollaborationsplattform bereits bei der ERP-Einführung für die Projektkoordination, die Terminierung und den Informationsaustausch genutzt. „Der Vorteil für unsere Kunden: Sie können vom Projektstart an mit SAP Jam in der Cloud agil arbeiten und so den Projektablauf beschleunigen“, betont Ralf Weinmann.